Naar een klantgerichte werking van de stad via administratieve vereenvoudiging

Tegen 2018 moeten de burgers alle overheidsdocumenten via digitale weg kunnen afhandelen zonder naar het stadhuis te moeten. Om dit doel te bereiken is het voorbije jaar al zeer veel werk verricht intern binnen de stadsdiensten als het gaat over het digitaliseren van werkstromen. De komende jaren moet ook de burger hiervan de vruchten kunnen plukken door een sterke uitbreiding van de functies van het e-loket, de ontwikkeling van dynamische online formulieren, enz….

We streven er naar dat de burger zoveel mogelijk via digitale weg zijn stedelijke aanvragen, vergunningen en meldingen kan afhandelen.  Intern zet de stad in op een geautomatiseerde verwerking van dossiers en aanvragen. In de plaats van materiële dossiers zetten we in op digitale dossiers. Deze kunnen door verschillende diensten, indien ze daarvoor bevoegd zijn, tegelijkertijd geadviseerd , vervolledigd en behandeld worden. Dit helpt de diensten om het werk sneller op elkaar af te stemmen, wat uiteindelijk leidt tot een vlottere besluitvorming en betere dienstverlening.

Ook raadpleging achteraf en archivering zijn eenvoudig. Stukken van een dossier raken nooit meer kwijt.

Echt nuttig voor de burger wordt het als papierwerk overbodig is en als hij zelf eenmalig zijn dossier elektronisch kan indienen. Denken we maar aan de indiening van een evenement via het evenementenloket, een aanvraag voor een bewonersinitiatief , een bouwvergunning enz…

"Tegen 2018 moeten we een volwaardig 'Mijn Mechelen'- functie kunnen uitbouwen", zegt Katleen Den Roover, schepen van administratieve vereenvoudiging. Dit komt er op neer dat elke Mechelaar, via zijn ID-kaart, zijn ingediende dossiers zelf elektronisch kan raadplegen, kan nagaan wie de behandelende ambtenaar is en in welke fase zijn dossier zich bevindt. Dit moet lukken voor bv een bouwaanvraag, de aanvraag van een evenement, een melding met betrekking tot het openbaar domein enz….

En de Mechelaar doet mee, jaar na jaar neemt bijvoorbeeld het aantal afgeleverde elektronische documenten met de intellistamp toe (5765 in 2013). Deze documenten kan je thuis afdrukken zonder dat je je naar het stadhuis moet begeven (URL adres nog eens bijzetten

In de nabije toekomst willen we ook inzetten op dienstverlening op afspraak  aan de loketten. Dit betekent tijdswinst voor de burger voor allerlei aanvragen bij de burgerlijk stand, bouwdienst, economie enz…